استخدام التكنولوجيا بشكل سليم يمكن أن يساعد في تطور عملك
من السهل ملاحظة تأثير الهواتف الذكية والإنترنت على إحداث مصادر إلهاء لدى العديد من الأشخاص في وقت العمل، إلا أن هذه الأجهزة، وكل أنواع التكنولوجيا بشكل عام، ليست سيئة بالمطلق.
في الحقيقة إذا تم استخدام التكنولوجيا بشكل سليم فيمكن أن تساعد في تطور عملك وإتمام المهام بشكل سهل وسريع.
نستعرض معكم في هذا المقال كيف يمكن للأجهزة الحديثة والتطبيقات التكنولوجية المتطورة أن ترفع من فعالية وإنتاجية الشخص أو الشركة أو فريق العمل.
كيف تساعد التكنولوجيا في تطوير وتحسين الإنتاجية؟
تنظيم تدفق العمل والإجراءات
تستخدم العديد من الشركات والمشاريع التجارية الناجحة تطبيقات معينة لجعل الأعمال المعدة تتدفق وتأخذ الحيز الذي تحتاجه بشكل منظم.
عادة ما يكون للتطبيقات خصائص تساعد على إتمام المهام المتكررة والتي عادة ما يتطلب إنهاؤها وقتاً وجهداً طويلين ويتضمن ذلك النشاطات مثل جمع وتنظيم المعلومات أو دفع الفواتير المترتب أداؤها.
تتراوح الأدوات التي يمكن تفعيلها في التطبيقات المستخدمة لرفع الإنتاجية في مكان العمل ما بين التصنيع وشراء المواد الأولية حتى التسويق والتسليم للعملاء. عادة ما تتبع الشركات المصنعة للتطبيقات المستخدمة لإدارة الوقت ورفع الإنتاجية معايير عالية جدا ويمكن أن تقوم بتجميع المعلومات عن العملاء وتفاعلات الزبائن اليومية في مكان واحد يسهل الوصول إليه كما قد تسمح للشركة أو العاملين فيها بالتواصل مع الزبائن المحتملين.
يمكن، عبر استخدام التطبيقات أو البرمجيات المناسبة، الحصول على تجارب مثيرة وشخصية ترشد العاملين أو أصحاب العمل إلى القرارات السليمة تنفيذيا أو مالياً.
من أمثلة التطبيقات الناجحة المستخدمة في الشركات التجارية نذكر تطبيقات الموارد البشرية التي تسمح لمسؤولي الموارد البشرية بإدارة المرتّبات المتعلقة بالعاملين بالمشاركة مع قسم الحسابات بالإضافة إلى العديد من الخدمات والأدوات الأخرى.
إن إسناد أداء المهام المتكررة والروتينية إلى أجهزة الكومبيوتر والتطبيقات والبرامج يرفع مستوى الإنتاجية بدون شك ويقلل احتمال الأخطاء البشرية. بالإضافة إلى ذلك فإن الاعتماد على وسائل التكنولوجيا لإتمام الأجزاء الصعبة من العمل يسمح لصاحب العمل والموظفين بالتفرغ لإنجاز المهام الضرورية والمهمة بالفعل والتي يمكن أن تحسن العمل وتدر المال.
تسمح التكنولوجيا بفتح قنوات اتصال في العمل
بعد أن أصبح نظام العمل عن بعد معترفاً به كنوع رسمي من العمل، أصبحت تكنولوجيا الهواتف الذكية والتخزين السحابي أكثر أهمية بكثير وهي قادرة على ضمان أن قوى العمل عن بعد لديها الموارد والمصادر الضرورة لتبقى على اتصال مع الزملاء ولرفع الإنتاجية.
يمكنك بفضل التقنيات الحديثة أن تحافظ على اتصالك مع الزملاء والعاملين والزبائن والعملاء وأن تستخدم تطبيقات العمل الضرورية خلال لحظات فقط.
على سبيل المثال، يمكن أن يسمح استخدام برنامج خاص بالاتصالات للمستخدمين بإجراء الاتصالات أو تلقيها عبر الإنترنت مما يعتبر مفيداً للغاية في حالة العمل عن بعد. إذا يسمح هذا النظام بإجراء الإتصالات بشكل مباشر عبر الإنترنت دون التخبط في أنظمة الاتصالات الاعتيادية. وبنفس الطريقة يمكن لبرنامج أو تطبيق سحابي أن يسمح للعاملين الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها بمجرد الدخول إليه.
التكنولوجيا تسمح بالتخطيط الاستراتيجي وإدارة الوقت
إن أدوات تنظيم الوقت الفعالة تعتبر بمثابة طريقة مثالية لضمان أن الموظفين ينجزون أكبر قدر من العمل خلال يومهم. من أهم هذه الأدوات نذكر تطبيقات التقويم وجدول المهام مثل Google Calendar التي بمقدورها أن تندمج مع معظم تطبيقات رفع الإنتاجية الأخرى ويمكن الدخول إليها بواسطة أي كمبيوتر أو جهاز هاتف ذكي.
كل ما عليك فعله لتفعيل عمل هذه التطبيقات هو وضع المهام في جداولها ومحاولة إتمامها خلال الأوقات المحددة لها كما يمكن وضع تذكيرات خاصة لمساعدتك على الحفاظ على مسار عمل فعال واكتساب عادات جديدة ومفيدة.
توجد أيضا أدوات تتقفى سير عمل الموظفين وما يقومون به من مهام وأعمال وهي تسمح للموظفين بإدراك معدل سير عملهم وتسمح لأصحاب العمل بتقفي سير العمل خصوصاً بالنسبة للموظفين عن بعد.
استخدام التكنولوجيا لتسهيل العمل وتحقيق الأهداف
عندما نقرأ عن السير الذاتية للأشخاص الناجحين نلاحظ أنهم جميعاً كان لديهم تصور واضح عن هدفهم ورغبة قوية جداً لتحقيقه، كما أن معظم هذه الشخصيات كان لديها خطة عمل واضحة ومفصلة اتبعتها للوصول إلى أهدافها الشخصية.
لا يمكن إنكار القوة التي يكتسبها الشخص عند وضع أهداف خاصة به وهنا يأتي دور التكنولوجيا التي تساعدك في خلق واتباع مخططك الأساسي للنجاح.
تتمتع معظم أجهزة الهاتف الذكية في يومنا هذا بتطبيقات مفيدة للعمل مثل لائحة المهام التي تسمح لك بوضع أهدافك الخاصة وتسجيل تقدمك اليومي أو الأسبوعي للوصول إليها ووضع تذكيرات للمواعيد المهمة لك.
التكنولوجيا الحديثة والتركيز على العمل
بما أن التكنولوجيا الحديثة قادرة على التكفل بالعديد من المهام الأخرى، بمقدور فريق العمل الخاص بك أن يركز أكثر على العمل وتحقيق الأهداف وعدم المعاناة من تشتيت الانتباه في العمل. يمكّن ذلك الموظف بشكل رئيسي من تحقيق أهدافه في الإنتاجية، كما أنه من المهم اختيار التطبيقات والبرامج المناسبة لكل نوع من العمل والإجراءات والعمليات المعتمدة وتدفق العمل وكذلك البيئة التي يعمل ويقطن فيها الشخص أو الشركة.
التكنولوجيا تسهل القدرة المستمرة على التعلم
إن الاستثمار الدائم في مجال تطوير طاقم العمل أمر مهم جداً ودافع ومحفزٌ فعال للإبداع والعمل والتفكير الإيجابي الضروري لمواكبة الزمن ومتطلباته.
يمكن لنظام الإدارة التعليمي أن يحفز الموظفين لتوسيع معارفهم ومهاراتهم ومواهبهم وأن يعزز مكانتهم في الشركة كما يمكن أن يقدم لهم شهادات الخبرة والشهادات التعليمية التي تفيدهم في حياتهم حتى إذا أنهوا عملهم مع الشركة. عندما يتم استخدام التكنولوجيا بشكل صحيح، تكون هذه الخبرات والمعلومات في متناول يد العاملين بهدف إيجاد الحلول وخلق الفرص التي تنعكس بشكل إيجابي على الشركة وعلى الزبائن والعمل.
تعبيرية
هل يمكن أن تلعب التكنولوجيا دوراً سلبياً في مكان العمل؟
مثل أي شيء في حياتنا تتمتع التكنولوجيا بجانب إيجابي وجانب سلبي لا يمكننا إهماله. يمكن أن تكون التكنولوجيا ذات تأثير سلبي على إنتاجية العامل في الحالات التالية:
عدم تعلم أساسيات استخدام التكنولوجيا
عند الاعتماد على الوسائل التكنولوجية في مكان العمل، يجب التأكد من قدرة جميع العاملين على استخدام هذه الوسائل ومعرفة أساسياتها. بمعنى آخر، يجب الحرص على تعليم الموظفين على آلية عمل وفائدة وطريقة استخدام البرمجيات المستخدمة في العمل.
التسلية وتصفح مواقع التواصل الاجتماعي ومشاهدة الفيديوهات في أوقات العمل
يمكن أن تشكل التكنولوجيا بشقها الترفيهي إلهاءاً بالغاً للموظفين خصوصاً في حال وجود بذرة إدمان على استخدام مواقع التواصل الاجتماعي أو الألعاب على سبيل المثال.
استخدام التكنولوجيا بشكل يزعج الموظف
من الصحيح أن أدوات تقفي سير العمل مفيدة في رفع الإنتاجية، إلا أنها قد تصبح مزعجة عند الاعتماد عليها بشكل مطلق أو في حال تعريض الموظف للتوبيخ السريع عند التقصير بالإضافة إلى الجوانب السلبية التي تحملها كاميرات المراقبة في أماكن العمل.
التكنولوجيا التي تحل مكان الموظف
تهدد بعض تطبيقات التكنولوجيا والذكاء الصناعي العديد من الأشخاص بأنها قد تحل مكانهم بشكل تام وتجعلهم عاطلين عن العمل وهذا الأمر واقع حقيقي في يومنا هذا وفي المستقبل، ومع ذلك يشير العديد من المختصين إلى أن الذكاء الصناعي يمكن أن يدعم العديد من الوظائف بدل أن يستولي عليها.